Jäsen- ja sidoryhmärekisterin tietosuojaseloste

1.    Rekisterin pitäjä

Akaan Vanhempienverkosto ry, Sorvarintie 6, 37830 Akaa.

2.    Yhteyshenkilö

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö hallinto(at)akaanverkosto.fi

3.    Rekisterin nimi

Akaan Vanhempienverkosto ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri

4.    Tietojen käsittelyn tarkoitus – miksi tietoa kerätään

Yhdistyksellä on lakiin perustuva velvoite pitää yllä jäsenrekisteriä. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön itsensä antamaan suostumukseen. Jäsenrekisterin avulla pidämme yhteyttä jäseniimme ja tiedotamme yhdistyksen toiminnasta.

Tietoja kerätään, jotta jäsenyhteisöjen ja yhteyshenkilöiden sekä jäsenten henkilötietoja voidaan hallinnoida ajantasaisesti jäsenyyden aikana, lisäksi tietoja kerätään jäsenyyden ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä tutkimustoimintaan ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallintaan. Käyttötarkoitus pitää sisällään tarkemmin mm. jäsenviestintää ja kyselyitä.

Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on Akaan Vanhempienverkoston toimintaan kiinteästi liittyvien sidosryhmien informoiminen, palvelu ja muu yhteydenpito sekä yhdistyksen oman toiminnan seuraaminen ja kehittäminen. Henkilötietoja voidaan käyttää hankkeiden toteuttamiseen, viestintään, vaikuttamistyöhön, koulutuksista ja tapahtumista viestimiseen sekä selvityksiin ja kyselyihin.

5.    Käsiteltävät henkilötiedot

Uuden jäsenen kohdalla kerättävät tiedot:

Henkilön/jäsenyhteisön nimi, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, postitoimipaikka, postinumero sekä vanhempaintoimijan koulu/päiväkoti.

6.    Tietolähteet

Tiedot tulevat suoraan jäseneksi liittyvältä henkilöltä sähköpostilla tai erillisellä jäsenlomakkeella.

7.    Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA- alueen ulkopuolelle Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn lupaa. Emme siirrä tietoja EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

8.    Tietojen suojaus ja säilytysajat

Akaan Vanhempienverkosto pitää henkilötiedot turvassa käyttäjätunnusten ja salasanojen sekä palomuurin avulla.

Henkilötietojen käyttöön on nimetty yhdistyksen hallituksessa jäsenvastaava. Hänen lisäkseen ainoastaan hallituksen puheenjohtajalla ja sihteerillä on oikeudet tutkia ja käsitellä jäsentietoja.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.

Tiedot poistetaan välittömästi, kun Akaan Vanhempienverkostolla ei enää ole yhteyttä rekisteröityyn eikä tarvetta säilyttää henkilötietoja tai jos rekisteröity pyytää tietojen poistamista. Rekisterin ajantasaisuus tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa sekä muuttaa/täydentää niitä ja/ tai pyytää poistamaan tietonsa jäsenrekisteristä. Tietojen poistaminen tapahtuu kirjallisella ilmoituksella.

Rekisterinpitäjä pyytää tarvittaessa rekisteröityä täsmentämään pyyntöään. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan ennen toimenpiteisiin ryhtymistä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskien oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

11. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tämän selosteen 2. kohdassa mainitulle yhteyshenkilölle.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Tietosuojaselosteeseen kirjataan päivämäärä, jolloin muutos on tehty. Tietosuojaselosteen päivitetty versio on aina nähtävillä yhdistyksen nettisivuilla ja muutoksesta lähetetään tarvittaessa jäsenille tieto myös sähköpostitse.

Akaan Vanhempienverkosto ry:n hallitus on hyväksynyt ja päivittänyt tämän tietosuojaselosteen 11.11.2020.